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報道関係者用資料

　報道関係者用資料はレポーターやディレクターに、詳細なメッセージを伝えるように工夫された資料一式のことです。彼らに自分の会社、商品またはサービスについて理解し、 それについて書いてもらうために使うものです。

　報道関係者用資料は、マスコミ関係者と効果的な関係を築くのに役立つ道具です。マスコミ関係へのキャンペーンの一部として、入れておくべきです。マスコミと良好な関係にあることは、良いニュースとして取り上げられるのに必要不可欠です。自分が重要な発表をする時は、この資料をマスコミに送りましょう。またレポーターやディレクターと会っ た時に資料を見せましょう。トレード・ショーや会議でもマスコミ関係者に配りましょう。

報道関係者用資料の形態

　資料は２つのポケットがついているフォルダーに普通まとめて入れます。名刺を差し込めるようになっているものや会社の書類のイメージを高めるような色を選びましょう。フ ォルダーの中には、次にあげるものを入れます。

右側のポケット（前から後ろ）

• 名刺―もし名刺を差し込めるようになっていれば、名刺を入れましょう。

• プレス・リリース―重大なニュースを公表します。印刷された情報で、新聞記事のように書き、マスコミ関係者に配ります。

• 記事のコピー―過去に新聞で取り上げられた会社や人のニュース記事のコピーを入れます。

• スピーチやプレゼンテーションのコピー―会社やビジネスに関連したもので、良い印象を与えるものです。

左側のポケット（前から後ろ）

• 写真―プレス・リリースで取り上げられた商品や光沢のある人の白黒写真

• 会社概要とファクト・シート―会社の歴史、イニシャティブや目標、商品やサービスの説明の簡単な要約を入れます。もし新製品や新サービスを紹介したい場合には、特徴やメリットを別紙に説明します。

• 推薦と成功例―ビジネス、商品やサービスの成功例や顧客からの推薦の言葉は、会社の重要性を印象づけます。

• プロフィール―自分や重要な社員のプロフィールは、ビジネスの裏で働いている人々について、詳細な情報を提供します。

• 統計資料―表やグラフは説明に役立ちます。競合相手の商品やサービスを比較した表を入れてもよいでしょう。

• パンフレット、カタログ、ニュースレター、他のビジネス出版物―小さいものは、他の資料の前に入れましょう。

報道関係者用資料の送り方

　売り込み用の手紙―プレス・リリースまたは報道関係者用資料に付ける１ページの短い手紙のことです。売り込み用の手紙は、どうしてマスコミを見たり聞いたりする人々が関心を持つのかを、手早くかつ明確に説明したもので、レポーターが資料の内容を見るよう 勧めたものです。注目に値する詳細を２−３取り上げ、いくつかの視点で述べます。

　資料を送り、フォローアップをしましょう。報道関係者に連絡をし資料を受け取ったかを確認します。また追加のプレス・リリースなど、新しい情報を定期的に送り続けて連絡を保つようにしましょう。次にフォローアップの電話のかけ方のヒントをあげておきます。

• 電話をかける前に、言うことをきちんと整理しておくこと。

• 午前中か夕方早くに電話をすること。レポーターにとって、通常忙しくない時だからです。

• まずレポーターが忙しいかどうかを尋ねること。もしそうならいつ電話をかけ直したらよいのかを尋ねます。忙しくないなら、１−２分で自分の言いたいことを売り込む準備をします。

• 相手は他のイベントや報道などの資料で、頭が一杯であると仮定すること。

• ファックスで、再度相手にニュースを送る準備ができていること。ファックス番号を聞き出すこと。

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